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wei096  教会管理——解析哈佛行政管理图
撰稿：楷文

教会管理——解析哈佛行政管理图

引言

于1969年由麦根西（R.Alec Mackenzie）所编写的“行政管理进展图”（The Management Process）是由三项基本的元素所构建而成，既：思想（idea）、事（things）和人（people）。透过这三项的基础原则将直接影响“概念式思想“（conceptual thinking）、“行政”（administration）和“领导”（leadership）。整个行政架构是属于连续性的工作，整个循环当中最为主要的的核心功能是：（一）分析其问题需要（problem analysis）；（二）决策（decision）；（三）沟通（communication），沟通是作为一名领袖在整个行政管理当中最为重要的关键。在此进展图当中，明显发现这个进展是在可预设的方向循序渐进的。因此，计划（planning）、组织（organizing）、员工(staffing)、指示或督促（directing）及控制（ controlling）是行政工作上的一项循环性的工作。身为领袖的策划者，必须先决定一系列的行动，当主要目标已经定案以后必须安排及联系能有效达到功效的工作，这包括了在组织中挑选合适的人员在合适的岗位，唯才是用。当主要策划组群被建立以后及必须探讨如何能有效的导致之前所预设的目标，领袖不单要确保方向正确，与此同时也必须按着所设定的进度前进。在本分析报告的附录中会附上完整的“行政管理进展图”（请参考附录（一））。本报告会采用两个部分作为分析的主要基础，在第一部分会简略说明整个图表当中的概念，第二个部分则是会透过笔者消化了此图表以后，进而反思对现今身为领袖在整个团队当中当有的态度。

一、  浅析“行政管理进展图”

（一）思想（idea）之元素

综上的简略说明，“思想”是整个行政管理的种子。当决定将一项思想落实在行政管理时，领袖首先必须“预测“（forecast）——预测包含了风险评估、是否能实际的落实、预计的时间及所需要的资源。当整个思想真实被构造起来以后，就需要定下实质的目标（可以达成的，能说明的，有时间性的），进而勾画出发展的策略。资源的分配也是行政策划里头极为重要的环节，根据所拥有的预算制定能达成的工作，同时评估整个工序所涉及的人力与财力的需要。当以上的计划都按部就班完成时，就会有一个明确的画面浮现，在这个时候就能制定明确的政策。简单的理解，这个部分已经将计划的轮廓勾画出来，已经有一个可遵循的模式进行，接下来就必须执行事务。
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（二）事（things）之元素

当计划成型了以后，接着就是领袖必须绘制组织的结构图。每一个组织当中必须有明确的权利与职务分配，否则就无法组成一个有效率的团队。团队在一开始的建立等同于领袖必须学习巧妙的下放权利，以致在不同的部门当中能有附属部门的主管或总监。因此，在新的部门当中必须创设各项职位的分部及该部门的行政人员结构图，以致部门的每一位职员清楚明白及了解整个行政管理的架构与模式。领袖在初期指定工作范畴与权力制度时，必须明确的划分及注明各职员应有的资格，避免重叠及混淆以避免不必要的人事纠纷与冲突。

（三）人（people）之元素

当概念式的计划成型，行政架构也被组织起来以后，接下来是领导最具挑战的工作（占了整个图表二分之一的篇幅），即：影响员工去完成目标。领袖所扮演的角色包括了：（一）为组织中各职位选用适当的人；（二）为欲达至的目标实施有效的行动；（三）确保一切工作仍按着目标进展。人是整个行政架构中的执行者，倘若没有了人，即使有再好的点子（idea）或再棒的组织也是徒然。因此，来到这个部分必须整合手上所拥有的人力资源。笔者倾向三个臭皮匠胜过一个诸葛亮。或许，团队当中并没有十分耀眼或杰出的人，但是，当领袖懂得如何按个人的恩赐，再作出合宜的人事配搭，所擦出来的火花远胜于个人英雄主义的魅力。这个过程必须付出相当大的时间、经历与洞察力。将员工现有的恩赐加倍放大及使用，无需刻意避开他所不擅长的，相反的，给予适当的训练，在正面积极的环境底下，提升他所缺乏的知识与技能。在双方面同心打造的大前提底下，团队将能按进度达至所预设的目标。领袖必须学习不独揽大权，适当的权利下放，委托，用正面积极的鼓励代替负面消极的责备，这将能有效的让正能量充满在整个团队当中。无可否认，有人的地方就会有矛盾与冲突，这是无可避免也无需逃避的，笔者认为冲突表示执行者都有个人的独立思考想法，而不是一味的跟着领袖所制定的方向，否则我们就只需要一群器械代劳即可。因此，千万别压制冲突，因当你压制冲突等同于压制独立思考，压制创意与革新。压制的冲突等同于将一颗不知道什么时候会爆炸的炸弹植入在整个团队当中，领袖需要做的是协调及排解纠纷，必须了解冲突的根本原因而不只是处理冲突的火花，因那是一种治标不治本的方法。许多时候团队当中的冲突并不是南辕北辙的想法冲突，更多的时候其实是大家是往着同样一个方向，只是就所提出的建议有不同的解读，领袖必须厘清当中的矛盾点和找出员工心底的真实需要。例子：当一个会议决定是否要更换新的冷气机的时候，两位主管各持己见，A主管建议更换，B主管极力否决，进而产生冲突，会议室弥漫着浓浓的火药味。领袖必须从根本原因了解为何会有如此重大的分歧而不只是跳过这个议题，毕竟冷气机是现代办公室的基本配备，现金流也允许添购，那为何B主管发出如此强烈的反对呢？深入研究后发现，原来B主管并不是反对添购，主要反对的基础是针对那家冷气供应商，因之前这家供应商并没有给予良好的售后服务。因此，B主管在等着另一家供应商的报价表，故此在这个会议提出强烈的反对。就这个例子而言，其实冲突的根本并不是换与不换，如果领袖没有敏锐的观察力，一味地解决“换与不换”的纠结点，恐怕永远无法得到解决方案。故此，领袖在这个环节扮演着极为重要的角色，不但要确保事情做好，也要照顾人内心深层的需要。

计划永远赶不上变化，因此建立一套有系统的报告模式将有助于各个部门相互沟通及了解整个工作的进度与所面对到的困难。领袖必须与各部门主管在汇报以后作出评估与果断的决策，进而衡量当中的利益与果效，进而采取正确的方案，让工作回到正确的轨道上。“没有异象民就放肆”，在团队中亦是如此，必须建立廉洁有纪律的团队，赏罚分明。团队的扎实性往往取决于该团队的纪律性，一个没有纪律的团队，即便有再好的资源也无法发挥最大的果效。

二、  “行政管理进展图”之实际应用

在这个部分会简略说明笔者经过分析此图表后所得出的一些感想及如何将所学习的实际的落实在现实层面中的行政与管理。原则上我们活在群体生活的大环境中，在有限的资源底下如何发挥最大的果效是行政管理学里头最大的学问。除了外在因素以外，更大的关键取决于内部成员的综合因素。我们没有办法招揽同样水平、特质及拥有共同异象的成员形成一个团队。在行政团队当中，成员的素质可谓参差不齐，当一个团队的组织越大，成员结构相对复杂，同时成员之间的差异也因此而扩大。

因此，笔者认为有效的管理并不是揪出能力较弱的成员，将之踢出团队当中，因为我们无可避免总有人跑得快，也有些跑的慢的，不能一味的将落后的队友淘汰掉，那不但影响团队士气，而且就行政管理层面而言也非明智之举（一个人或许能跑得快，但却无法跑得远）。相对的，领袖必须学会有效的分配组织当中组员，将不同特质、能力及不同恩赐的成员能互相补足，相辅相成——不是建造一个无敌铁金刚的精英团队（All Star），而是塑造一群能在各岗位各尽其职，拥有共同默契及愿意一切前进的团队组合（Teamwork）。在这样的大前提下，即便发生错误或疏失亦能迅速停止对团队的损害的扩散或延续。

最后，套用新加坡已故开国总理的治国理念，让有能力胜任的人执行所能胜任的岗位与职分，杜绝一切的裙带关系——唯才是用。
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“按照我40年的观察，即使政府的制度差，只要有好领导人掌管，政府就会过得去，会有适当的进展。另一方面，我看过许多理想的政府制度都垮了。英国和法国为不同殖民地指定了大概80个宪法，这些宪法、体制和制衡方式都没有问题，但由于领导人不称职，这些国家在暴动、政变和革命倒了，制度垮了。……要是新加坡过去不是由一些每年最优秀的大学生掌管政府，不计他们的政治思想、信条或哲学；都是品德好、头脑好和有强烈信仰的人才，我们就不会成功”
——摘自1965年李光耀在维多利亚剧院的演讲语录。

笔者认为李光耀先生对人在领导层面的看重与年由麦根西（R.Alec Mackenzie）所编写的“行政管理进展图”有着异曲同工之妙。他们都认同“人”是整个行政架构的关键。笔者盼望在以后服侍的年岁当中，不但要学习把事做好，也好学习作好一个“人”。透过神所给予的恩赐，忠心的完成管家的职分，治理好神的教会。

附录（一）
于1969年由麦根西（R.Alec Mackenzie）所编写的
“行政管理进展图”（The Management Process）

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